9. Registreringsløypa

I tillegg til utviklingen av edb-avdelingen og registreringssystemet var en viktig hovedoppgave i prosjektåret oppbyggingen av en fremtidig effektiv manuell saksbehandlingslinje for en ukjent saksmengde. I prosjektperioden innebar dette at man måtte sørge for:

9.1 Regelverkstilpassing

Målsettingen var en effektiv og rask regelstyrt ekspedering av alle registreringsmeldinger.

Det bie derfor i tinglysingsforskriftene hjemlet krav om plikt til å bruke nye standardskjema for de ulike typer meldinger. Disse var spesielt tilpasset registreringssystemet og ble distribuert gratis ut  til brukerne.

Ved dessuten å mikrofilme hvert dokument som ble dagbokført kunne man samtidig sløyfe tidligere krav om innsending av meldingene i 2 eksemplarer.

En annen viktig nøkkel til en effektiv og rask behandlingsmåte ble at man tok aktivt i bruk tinglysingslovens hjemmelsbestemmelse om at man uten dagbokføring kunne avvise åpenbart mangelfulle meldingsforsøk. Disse ble etter utsortering returnert i posten til innsender samme dag med anvisning av hva som måtte rettes opp.

Men den kanskje aller viktigste endringen i tinglysingssammenhengen var at man nå for første gang sløyfet kravet om forskuddsvis betaling av behandlingsgebyret. Nå ble gebyret, etter atskillig nøling fra Finansdepartementets side, i stedet oppkrevd etterskuddsvis, samtidig med tilbakesending  av det tinglyste dokumentet.

Sorenskriveren var også svært takknemlig for at hun nå som formell registerfører heretter ikke selv egenhendig behøvde å signere hvert enkelt tinglyst dokument. For å spare tid ble det nå laget egne stempler der hennes underskrift var satt inn, mens den fysiske stemplingen ble utført av saksbehandlerne ved registeravdelingen.

9.2 Innredning av et edb-basert arbeidsplassmiljø

Innredningen av dommerkontordelen med de tradisjonelle oppgaver og behov lot seg forholdsvis enkelt løse, basert på kjente modeller. 

Også når det gjaldt krav til tekniske og miljømessige løsninger for innredning av og betjening av lokalene for det valgte edb-utstyret var det meste på forhånd i detalj klarlagt fra sentralt hold.

Men i de deler av lokalene der registeravdelingens manuelle saksbehandlingsoppgaver skulle utføres, sto man i 1980 lokalt derimot nesten helt uten ekstern bistand, mønsterløsninger eller erfaring.

Med utgangspunkt i de tildelte personal- og arealressurser og med krav om her å sette opp en mest mulig effektiv produksjonslinje, ble derfor en av de første oppgavene å foreta innredning, plassering av personell og arbeidsutstyr og opplæring av personellet som her skulle saksbehandle en ukjent saksmengde.

Her skulle det lages rom for utføring av mange ulike spesielle oppgaver.

I tillegg til et stort antall terminalarbeidsplasser med skjermer av den gamle kasselignende typen trengtes det ergonomisk tilpassede bord og stoler.

Med mange arbeidsplasser i samme rom måtte det plasseres tilstrekkelig høye og brede skjermvegger for å skjerme mot støy og lys fra omgivelsene.

Mottak og og utekspedering av.store postmengder krevde dessuten spesielt tilrettelagte sorterings og ekspederingsbord og hylleløsninger.

Nyanskaffet mikrofilmutstyr måtte også plasseres og betjenes på egnet sted.

I tillegg trengtes også mye annet  praktisk teknisk  utstyr, i form  av nyanskaffet frankerings- og konvolutteringsmaskiner og stempelutstyr for påføring av  dagboknummer  og tinglysingsattest på dokumentene.

Plassen var begrenset. Som ledd i arbeidet med å få til en fleksibel og effektiv produksjonslinje kom  førstesekretær Arne Lund her til å spille en viktig rolle. I tillegg til planleggingen var han ofte den som sørget for den praktiske utformingen og gjennomføringen, helt ned på detaljnivå.

Arne Lund fikk til og med premie av Justisdepartementet for ombygging av tinglysingsstempelmaskinen.

De løsninger man her til sist kom frem til var et resultat av et nært samarbeid mellom personell med ulik kompetanse og erfaring. Den fastsatte innredningen dannet samtidig utgangspunkt for hvordan det praktiske registreringsarbeidet ble organisert.

9.3 Organiseringen av arbeidet 

På grunn av de forventede store dokumentmengdene  ble det fra starten lagt opp til et utpreget lagarbeid, med en nærmest industriell produksjonslinje. 

Også arbeidet med planlegging, praktisk gjennomføring og styring av denne jobben, var det Arne Lund som hadde hovedansvaret for.

Med noe bistand fra en ekspert fra Rasjonaliseringsdirektoratet ble det organisert en ordning der den enkelte saksbehandler hver dag vekslet mellom å delta i ulike både rutinepregede og mer krevende saksbehandlingsoppgaver. Det skjedde på den måten at han hadde satt opp et sinnrikt flerfarget arbeidsflytskjema, der man i økter a 2 timer av gangen vekslet mellom ulike oppgaver som postbehandling, skjermarbeid, telefontjeneste, kontrollarbeid og andre forefallende oppgaver. På den måten oppnådde man samtidig også god løpende orientering om og opplæring i ulike sider av registerjobben.

I tillegg var det han som egenhendig konstruerte og snekret opp egne hylleinnredninger for inn- og utgående postbehandling og la opp til sortering av hver dokumenttype i egne mapper og bunker av ulike typer  merket i ulike farger.

For å holde styr på jobbvekslingen innenfor saksbehandlerlaget og samtidig sørge for nødvendig kvalitetskontroll, ble en av de mest erfarne lederskikkelsene fra televerkstiden, administrasjonssekretær Eli Sande, gitt ansvaret for den løpende styringen av oppgavefordelingen og til å stå for kontrollen av at det som var registrert var i samsvar med dokumentgrunnlaget, å foreta det som ble kalt konfereringsjobben.

Det var derfor også naturlig at hun hadde hovedansvaret for å lære opp saksbehandlerne til å tjenestegjøre på telefonservicedelen.

Hun var en bestemt og handlekraftig dame som kunne være myndig og streng når det behøvdes, men som med  romslighet og godt humør bidro til trygghet og trivsel for både haner og høner på gulvet.

I en parentes kan det her tilføyes at hun også er opphavskvinnen og gudmor til det som i dag i praksis brukes som navn på Registeretaten i Brønnøysund – Brønnøysundregistrene.

9.4 Arbeidsprosessene

Tidligere var det lang saksbehandlingstid for all tinglysing. Enkelte steder kunne det være ventetider i uker og måneder. 

Nå var målsettingen at som en hovedregel skulle alle tinglyste dokumenter ferdigbehandlet og tilbakesendt senest innen tre dager etter mottaksdato. Den tinglyste informasjonen skulle samtidig være tilgjengelig via telefontjenesten.

Dette viser hvordan en sak behandles over tre dager.

Alle dager vil inneholde alle operasjoner.

Dag 1:

• Saken leveres av posten.
• Maskinell poståpning.
• Manuell grovsortering.
• Dokumenter med mangelfull utfylling avvises og returneres uten dagbokføring.
• Øvrige dokumenter dagbokstemples.
• Dokumentene mikrofilmes.
• Manuell finsortering etter dokumenttype.
• Dokumenter legges i mapper med farge etter sakstype.
• Det er 10 dokumenter i hver mappe.
• En mappe kalles en bunke.
• Hver mappe har et bunkenummer.
• Bunker fordeles tilfeldig til saksbehandler.
• Saksbehandleren starter registrering med å angi bunkenummeret.
• Dokumentene registreres.
• Saksbehandleren avslutter med å sette status lukket på bunken.
• Datasystemet skriver ut prøvedagbøker for dokumenter for mapper som er lukket.

Dag 2

• Dokumentet konfereres. Da sammenlignes prøvedagbok med innsendt dokument. Dette er kvalitetssikringen.
• Dokumentet gis status godkjent, nektet eller tvilsomt.
• Etter avsluttet arbeidsdag skriver datasystemet ut tinglysingsattester og giroblanketter.

Dag 3.

• Innsendt dokument stemples manuelt med underskriftsstempel. Dette verifiserer tinglysingen.
• Manuell kobling av dokumentet, tinglysingsattest og giroblankett.
• Maskinell konvoluttering.
• Maskinell frankering.
• Sendingen hentes av posten.

De tre dagene kan vi kortfattet illustrere som i tabellen.

Dag 1	Dag 2	Dag 3
Postmottak. Sortering. Finkontroll. Registrering. Når bunken var avsluttet kunne prøvedagbøker skrives ut.	Behandle prøvedagbøker. Konferering. Sett status. Behandling av tvilsomme og nektede dokumenter.	Stempling med underskrift. Koble dokumentet med tinglysingsattest og giroblankett. Konvoluttering. Frankering. Utsending med Posten.

Ovenstående er en beskrivelse av prosessen for at et dokument skal bli tinglyst.

I tillegg ble det hver dag ekspedert bestillinger av dokumter og utskrifter.

Vi hadde hver dag også åpen telefontjeneste for informasjon og bestillinger.

9.5 Kapasitetssikring

Bemanning og plassbehov for å løse oppgavene var fastlagt på forhånd. Disse rammene var basert på Justisdepartementets tradisjonelt særdeles forsiktige anslag av både  forventet saksmengde og hva man var villig til å bruke av budsjettmidler.

For oss som skulle gjøre jobben ble det etter hvert som vi så hvilke saksmengder den edb-baserte saksbehandlingen måtte ta høyde for, tidlig klart at prosjektet særlig på bemanningssiden var kraftig underfinansiert.

På den tiden opererte man på de offentlige budsjetter med et eget system for bevilgning av lønnsmidler – den såkalte stillingshjemmelsrammen. Det ble ikke tildelt lønnsmidler til dekning av bemanning utover det antall stillinger som etaten innenfor denne rammen hadde fått godkjent tildelt. 

Man så ved den vurderingen da bort fra sammenhengen mellom lønnsutgiftene og de økte netto gebyrinntektene som behandlingen av en større saksmengde ville gi.

Alle henvendelser til departementet om behov for økte lønnsrammer møtte derfor liten forståelse. For å unngå et totalt sammenbrudd, eller i hvert fall uakseptabelt lang saksbehandlingstid, måtte vi derfor finne andre løsninger når det gjaldt å skaffe tilstrekkelig med kvalifisert arbeidskraft.

Løsningen ble et helt spesielt og tett samarbeid med det lokale arbeidskontoret. Den lokale lederen der, Willy Skogly, som hadde ansvaret for å forsøke å skaffe nytt arbeid både til de andre som på grunn av teleautomatiseringen var blitt ledige og til mange andre nye unge som etter hvert ønsket å komme i arbeid, disponerte til dette formålet relativt betydelige midler til opplæring og lønn for disse.

Dette var den perfekte match for begge. Vi trengte folk og opplæringsmidler, og han kunne hjelpe med begge deler. Allerede sommeren 1980 startet derfor det første kontorkurset opp i regi av og finansiert av arbeidskontoret. Både kursprogram, lærerkrefter og praksisplasser var innrettet mot de forventede nye oppgavene ved Løsøreregisteret. Dette reddet oss!

Fra departementets side aksepterte man stilltiende det som skjedde. Men dessverre ble dette etter hvert et mønster der mange gjentatte og varige korttidsengasjementer – gråstillinger – trådte i stedet for mer normale tilsettinger i faste stillinger. Det tok like vel fortsatt mange år, også etter at Brønnøysundregistrene kom, før dette ble ryddet opp i.

Etterhvert som vi stadig fikk nye oppgaver  ble dette lenge en måte å skaffe en bemanning som holdt tritt med behovet. Men denne måten å løse bemanningsbehovet på skapte samtidig et nytt problem – behovet for tilstrekkelig plass til å få jobben gjort.

9.6 Plassbehov

Denne måten å løse bemanningsbehovet på skapte jo samtidig et nytt problem – behovet for tilstrekkelig plass til den bemanningen som trengtes for å få jobben gjort.

Heller ikke her var det mye hjelp å få fra departementshold.  Fra kommunalt hold ble  det ikke på noe tidspunkt  vist noen særlig interesse i å hjelpe til. 

Også her ble derfor løsningen å lene seg på engasjerte og dristige lokale private krefter.  Lykkeligvis  kom i starten husverten Einar H. Nielsen reddende inn. Med hans aktive støtte både da og også gjennom mange år senere, ble bygget på Nordkaia stadig ominnredet og utvidet i takt med – og av og til i forkant  av – veksten i oppgaver og bemanning.  Uten denne innsatsen fra hans side ville den senere  utviklingen i Brønnøysund neppe ha vært mulig.

9.7 Registreringslokalene

Med litt velvilje kan det kanskje sies at arbeidslokalene var på solsiden. I hvert fall virket det slik sommeren 1980, den varmeste og tørreste på årtier.

l lokalene var det utplassert så mange bemannede registreringsterminaler som det var mulig å få plass til. Fordi det av hensyn til datautstyret ikke var anbefalt å åpne vinduer var rommet – for å unngå at det skulle bli for varmt for datamaskinene! – i stedet utstyrt med et ganske kraftig kjøle- og ventilasjonssystem. Når sola skinte som mest gikk også ventilasjonen for fullt, noe som skapte en plagsom kald trekk fra taket. Dette gjorde at for de av damene som ikke enda allerede var kommet i overgangsalderen, ga romklimaet der en tidlig forsmak på hva man hadde i vente. Dette var likevel hele tiden plagsomt og noe som man både da og senere forsøkte å rette på.

Lykkeligvis var i hvert fall teledamene fra sin tidligere arbeidsplass langt fra bortskjemt med hensyn til det fysiske arbeidsmiljøet. For det meste ble plagene og klagene til tross, i hvert fall i begynnelsen, møtt med et positivt sinn av de fleste. Det ble sågar til et julebord forfattet et ”hyldningsdikt” til vår husvenn – Han Trekken.

9.8 Arbeidsmiljøet

En viktig trivselsfaktor var den flate organisasjonen der jobben ble sett på som et felles ansvar og der oppgavene ble fordelt mellom alle på laget.  Etterhvert som man ble fortrolig med edb-verktøyet og fikk satt seg inn i regelverket og hvordan dette skulle praktiseres. Problemet gjaldt særlig forholdene på det vi kalte registreringssalen. Her hadde ingen egentlig fast arbeidsplass, men satt der det til enhver tid var ledig eller behov for det. Mellom høye skjermvegger rimelig tett plassert rundt om i lokalet, var plassert datidens massive dataskjermer oppe på manuelt regulerbare terminalbord foran regulerbare kontorstoler. Her skulle de ulike arbeidsoppgavene avvikles hver dag mellom kl 0800 og 1600.

Uten hensyn til at det i ett og samme lokale i tillegg til selve skjermarbeidet også skulle foregå behandling av både inngående og utgående post, kvalifisert juridisk saksbehandling med etterfølgende kvalitetskontroll i form av ”konferering” – dvs høytlesning av det som var registrert, satt det i lokalet også personell med ansvar for å ta imot og besvare de etter hvert mange telefonhenvendelsene fra kunder og samarbeidsparter. Støynivået unne derfor periodevis være sjenerende og åpenbart til hinder for en effektiv og uhindret kvalitetssaksbehandling.

Arbeidstempoet var også høyt, målsettingen var at all post som kom inn om morgenen på dag 1 skulle gå ut som ferdigbehandlede saker i utgående post om ettermiddagen den tredje dagen. Dette kravet gjaldt også for utførelsen av de oppgavene som edb-avdelingens folk hadde ansvaret for.

I enden av lokalet var det faktisk satt av plass til et lite avlukke der man hadde behov for det kunne sitte ned for å hvile eller for de som ønsket det, strekke ut i en ribbevegg.I tillegg var det hele tiden god oppslutning om datidens Gunnar Morsets daglige gymnastikkøvelser i NRK.

Dette var også lenge før røykelovens tid. For de som var røykere var det mulig, når det var tid til det, å ta sine  røykepauser på det vel 25 m2 store kombinerte kjøkken og spiserommet man delte med dommerkontoret på vestsiden av bygget. Men både på grunn av plassmangelen her og for å opprettholde bemanning på de løpende oppgaver på registeret, måtte både dette og spisepausene gå på skift.

Arbeidsmiljøet den første tiden hadde en utpreget uformell dugnadsprofil. Overtidsarbeid så ingen egentlig på som et vesentlig problem. Fagforeningsspørsmål var svært sjelden fremme. Det eneste spørsmålet som i starten var diskutert, var hvorvidt mye arbeid foran dataskjermer kunne skape helseproblemer i form av allergier og mulige hud- og synsproblemer. Men også det roet seg etter hvert.

Slik jeg i dag husker det var mitt hovedinntrykk av arbeidsmiljøet den gangen at man uavhengig av de beskjedne ytre omgivelser gjennom humor og kreativitet, til tross for de beskrevne rammene likevel faktisk klarte å mestre både registreringsjobben og tilby god brukerservice.